De stap naar de cloud is voor veel organisaties een logische maar ook spannende keuze. Hoe zorg je ervoor dat de migratie soepel verloopt, zonder downtime of dataverlies? In dit artikel delen we onze bewezen aanpak voor succesvolle Microsoft 365 migraties.
Waarom migreren naar de cloud?
De voordelen zijn evident: geen hardware refreshes meer, automatische updates en patches, werk overal en altijd met je data, enterprise-grade beveiliging zonder enorme investeringen, en schaalbaar naar boven en beneden. De maandelijkse kosten zijn voorspelbaar en vaak lager dan on-premise TCO. Maar de belangrijkste reden? Business continuity - met cloud ben je niet afhankelijk van één locatie of server.
Fase 1: Discovery & Assessment
Voor we beginnen met migreren, moeten we weten wat we hebben: hoeveel mailboxen, hoe groot, welke PST files, SharePoint sites, shared folders, applicaties die afhankelijk zijn van on-premise services, en legacy applicaties die mogelijk niet cloud-compatible zijn. We doen een volledige inventory en risicoanalyse. Deze fase duurt 1-2 weken en is cruciaal voor een realistische planning.
Fase 2: Planning & Design
Op basis van de assessment maken we een gedetailleerd migratieplan: welke migratie methode (cutover, staged, hybrid), welke volgorde van gebruikers/afdelingen, tenant configuratie (domeinen, DNS, MX records), security & compliance settings (DLP, retention policies, MFA), en back-out plan voor als het misgaat. We plannen ook trainingen en communicatie naar eindgebruikers.
Fase 3: Pilot migratie
We beginnen altijd met een pilot van 10-20 gebruikers uit verschillende afdelingen. Dit helpt om: technische issues te identificeren, gebruikerservaring te testen, bandwidth requirements te valideren, en buy-in te krijgen van early adopters. De pilot duurt minimaal 2 weken. Pas als de pilot succesvol is, gaan we verder met de volledige migratie.
Fase 4: Gefaseerde migratie
We migreren in waves van 50-100 gebruikers per weekend. Dit minimaliseert impact en risico. Elk weekend: vrijdagavond start migratie, zaterdag monitoring en troubleshooting, zondag validatie en testen, maandag gebruikers online met support on standby. Email blijft altijd beschikbaar via coexistence tussen on-premise en cloud. Geen downtime tijdens werkuren.
Fase 5: Decommissioning & Optimalisatie
Als iedereen gemigreerd is: on-premise servers uitfaseren (maar eerst 3 maanden backup bewaren!), licenties optimaliseren, advanced features activeren (Teams, SharePoint, Power Platform), governance policies instellen, en continue monitoring & optimalisatie. De cloud is niet "set and forget" - regelmatige reviews zorgen dat je maximaal profiteert.